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四川测量体系认证-记录管理程序

2020-09-21 09:36:02 688次浏览

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记录管理程序

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1.目的与范围

适用本公司在测量管理体系运行及计量确认和测量过程中所形成的各种记录的控制和管理,本程序对记录的编制、标识、填写、贮存、保护、检索、保存期限等作了规定。记录也包括供方、分包项目等外来的记录。

2.职责分配

2.1质量部负责检测、计量检验等技术记录及体系运行等管理记录的管理,并负责全公司记录格式的统一受控。

2.2质量部负责技术记录及管理记录的归档。

2.3各部门负责本部门履行职责过程中形成的记录的控制和管理,并按规定向有关部门传递所需的记录。

3.实施过程

3.1记录控制的目的

对记录进行控制,确保记录的准确真实、信息完整、规范有效,为计量确认和测量过程符合规定要求及测量管理体系有效运行提供客观证据,为持续改进提供依据。

3.2记录控制过程

3.2.1记录是一种特殊的文件,记录表格应按文件进行控制,对具体的报告、记录应按本程序进行控制。

3.2.2记录控制是一个过程:其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格;其输出是具有证实材料的客观记录,其过程活动是:策划、编制、标识、填写、贮存、保护、检索、借阅、归档、处置和改进,全面加以控制。

3.3记录的分类,

记录按其性质和使用范围分为:

3.3.1测量管理体系运行的管理记录:管理评审记录和报告、内审记录和报告、顾客投诉处理记录、外供方评审记录、人员培训和能力评价记录、文件受控目录清单、文件修改记录、测量设备台账、周期检定和计量确认记录、使用维护记录等。

3.3.2技术记录:物料称重记录、净含量计量检验、测量设备核查记录、质量检验记录、环境和工艺的监视记录以及测量不确定度评定记录等。

3.4记录表格的编制和审批:

3.4.1质量部负责提出技术记录表格编制计划,指定相关人员编制,质量部分管部长审核,管理者代表批准。

测量管理体系程序文件JP-JLCX-03(0)

版 第0次修改

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3.4.2质量部负责提出管理记录表格编制计划,指定相关人员编制,质量部分管负责人审核,管理者代表批准。

3.4.3记录应尽可能采用统一格式。

3.5记录的编号和标识

记录的编号由二部分组成:

a)文件编号:由质量部按《文件管理程序》的规定统一进行编号。

b)流水号,每份记录应有“No:自然数”的流水号,如No001,多于一页的还应有“共×页第×页”的标识。

3.6记录的填写和使用

3.6.1质量部负责提供技术记录表格和管理记录表格,各部门、各分厂根据需求适时领用。

3.6.2记录表上的每一栏目均应清晰工整地填写,凡空白项应用斜杠号表示,记录人必须手工签名,并注上日期。

3.6.3记录填写一律用钢笔、中性笔填写,字迹要清晰、整齐;

3.6.4凡需审批的记录均应完成全部程序,并签名、注上日期,确保记录的完整性和有效性;

3.6.5 记录不允许涂改,确属误填应划改,并在划改处签章或签字确认。

3.6.6记录确属有误需经重大更改,应由主管部门负责人审批,同意后方可更改,并保留原始记录。

3.8记录收集和检索

3.8.1各部门应对接收的记录表格分类登记,建立《受控文件目录清单》,对记录实施动态管理。

3.8.2文件管理员应定期收集本部门使用及其它部门传递的记录,根据记录的分类及数量,按月、季或年度进行装订成卷,成卷的记录应建立卷宗目录,便于检索。

3.8.3各部门使用中的记录应保持整洁,便于查阅。

3.8.4记录仅供本公司内部使用,须经部门负责人同意,方可查阅,如合同有规定质量部批准才能让顾客查阅及复制有关记录。

3.8.5对供方及外包项目等外来的记录应另外按分类建立目录。

3.9记录的传递

3.9.1管理性记录是实现“基于事实的决策方法” 的原则为主要信息和证实材料。

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3.9.2记录传递、上报应按发放程序及规定的要求进行。

3.10记录表格的修改、换版

3.10.1记录表格的修改、换版按文件管理程序由归口管理部门实施更改。

3.10.2记录表格修改、换版应由原发放部门发放到使用部门或使用人,并收回作废版本。

3.11记录的贮存、保护

3.11.1记录应贮存在通风良好,干燥防潮,防止虫害、鼠害,严禁丢失、损坏。

3.11.2各部门的记录平时使用期间应由责任人妥善保管,并按期限集中保管。

3.12记录保存期限

3.12.1记录保存期限一般为三年或长期保存。记录的保存期限由归口管理部门按其重要性,对保存期限作出规定。

3.13记录的归档

3.13.1需要长期保存的记录由各部门负责定期收集后交公司质检处归档,其他的由各部门自行保存。

3.14记录的销毁

3.14.1需销毁或收回的记录由文件管理员集中收集,经归口管理部门负责人审核后,报管理者代表批准后统一销毁。

3.14.2销毁方式:在安全地点烧毁或用纸张粉碎机销毁。

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